#Legal Questions: Порядок надання правової допомоги з витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану з компетентних органів іноземних держав

Розширення міжнародних контактів України має своїм наслідком виникнення правовідносин  між юридичними та фізичними особами різних країн в окремих сферах діяльності. Одним із завдань держави у міжнародних відносинах є захист прав та інтересів громадян України за кордоном. Для забезпечення цих прав необхідно створити певні гарантії, особливо в галузі сімейних відносин. Для створення цих гарантій  між державами укладаються міжнародні договори про  правову допомогу, різноманітні за формою та назвою (договір, угода, конвенція, протокол).

Всі відносини між Україною та іншими державами здійснюються відповідно до статті 9 Конституції України, в якій зазначено, що чинні міжнародні договори є частиною національного законодавства України.

Договори про правову допомогу – це договори, укладені державами з питань співробітництва установ юстиції (судів, органів нотаріату, прокуратури) про надання правової допомоги у цивільних, сімейних та кримінальних справах, обміну інформацією щодо законодавства.

Зносини України з державами-учасницями СНД провадяться відповідно до Конвенції про правову допомогу та правові відносини в цивільних, сімейних та кримінальних справах, яка підписана в м. Мінську 22.01.1993 року (далі-Конвенція).

Так, відповідно до ст. 1 вказаної Конвенції, громадяни кожної із Договірних сторін, а також інші особи, що мешкають на її території, мають право вільно та безперешкодно звертатися до судів, прокуратури та інших установ Договірних сторін, до компетенції яких відносяться цивільні, сімейні та кримінальні справи, на тих самих умовах, що і громадяни Договірної Сторони.

Об’єм такої правової допомоги визначено у статті 6 Конвенції, у якій, зокрема, зазначено, що Договірні Сторони надають одна одній правову допомогу  шляхом виконання процесуальних та інших дій, передбачених законодавством запитуваної Договірної Сторони.

Відповідно до ст. 17 Конвенції, при її виконанні у відносинах одна з однією установи юстиції Договірних сторін використовують державну мову цих сторін або ж російську. Так, відповідно до статті 5 зазначеної Конвенції порядок зносин з компетентними установами юстиції Договірних сторін встановлено через центральні органи влади. З боку України – це Міністерство юстиції.

29 березня 1997 року держави — учасниці домовились внести зміни та доповнення до Конвенції про правову допомогу та правові відносини, в зв’язку з чим було підписано Протокол до Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22.01.1993 року (далі-Протокол). Відповідно до Протоколу, передбачено можливість зносин зазначених Договірних сторін не лише через центральні, але й через територіальні органи.

Оскільки Республіка Узбекистан, Киргизька Республіка, Азербайджанська Республіка, Грузія та Туркменістан не підтвердили набуття чинності Протоколу, то при зносинах з цими державами слід керуватися положеннями Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, яка підписана цими державами у м. Мінську 22 січня 1993 року, тобто порядок зносин лише через центральні органи.

Тому відповідно до вимог Конвенції відділи державної реєстрації актів цивільного стану  громадян направляють свої прохання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану Міжрегіонального управління Міністерства юстиції, який в свою чергу надсилає їх  для подальшого виконання до Міністерства юстиції України.

При складанні прохань про витребування документів необхідно враховувати вимоги положень Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, яка підписана цими державами стосовно належної форми змісту прохання, а саме:

📌стаття 17 Конвенції «Мова»: прохання до компетентних органів держав – членів СНД повинно бути складено державною мовою цих сторін, або ж  російською мовою;

📌стаття 7 Конвенції «Зміст та форма прохання про надання правової допомоги»: звертаючись до компетентного органу потрібно вказувати повну  назву відділу ЗАГС  та повну назву держави згідно переліку держав – членів СНД, учасниць Конвенції.

Слід зауважити, що відповідно до п. 1 ст. 8 Конвенції про правову допомогу та правові відносини по цивільним, сімейним та кримінальним справам від 22.01.1993 року, при виконанні прохання про надання правової допомоги запитувана сторона застосовує законодавство своєї країни.

Так, при  направленні прохання про надання правової допомоги  в Туркменістан, в анкеті громадянин обов’язково повинен вказати, що документ втрачений, інакше заявник не отримає повторного свідоцтва.

На усну вказівку Міністерства юстиції України до додатків, які складено українською мовою, необхідно долучати їх неофіційні переклади на російську мову (свідоцтва, витяги з Реєстру, паспорта громадян України з безконтактним носієм). Копії паспортів громадян України не потрібно перекладати, оскільки в них міститься інформація як українською, так і російською мовами. Всі додатки до анкет потрібно завіряти гербовою печаткою та підписом керівника відділу.  З часу проголошення  України незалежною державою,  нею були укладені договори з рядом іноземних держав.

У разі надання правової допомоги при витребуванні документів від компетентних органів іноземних держав, обов’язкове дотримання  вимог  міжнародних договорів.

Так, відповідно до статті 17 Договору між Україною та Латвійською Республікою про праву допомогу та правові відносини  у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 23 травня 1995 року, пункту 1 статті 17 Договору між Україною і Литовською Республікою про праву допомогу та правові відносини  у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 23 травня 1995 року, пункту 1 статті 17 Договору між Україною та Естонською Республікою про праву допомогу та правові відносини  у цивільних та кримінальних справах від 15 серпня 1995 року прохання та анкети громадян на витребування повторних документів, а також прохання на витребування копій актових записів, рішення судів, повідомлення, справи направляються безпосередньо до компетентних відділів ЗАГС Республік Прибалтики. Прохання та анкети складаються російською мовою, адресуються відповідним відділам ЗАГС. Аналогічно витребовуються необхідні документи з Республіки Молдова та Грузії.

Через центральні органи, тобто Міністерство юстиції України та Міністерство юстиції відповідної країни, витребовуються необхідні документи з Китайської Народної Республіки, Монголії, Ісламської Республіки Іран, Республіки Болгарія, Угорської Республіки, Турецької Республіки, Республіки Македонія, Чеської Республіки, Лівійської Арабської Республіки, Республіки Куба, Соціалістичної Республіки В’єтнам, Корейської Народно-Демократичної Республіки, Румунії, Грецької Республіки, Словацької Республіки, Іспанії, Чорногорії та Сербії, Італійської Республіки, Республіки Албанія, Фінляндії, Тунісу і т.д.

Прохання та анкети до вищезазначених країн також складаються українською мовою, з перекладом на мову відповідної країни, які офіційно засвідчуються перекладачем, а також нотаріусом, адресуються безпосередньо відділу ЗАГС іноземної держави.

В  порядку правонаступництва для України діє Гаазька Конвенція з питань цивільного процесу 1954 року і сторонами її є 45 країн, в тому числі Ізраїль і Німеччина. Якщо людина знаходиться в іншій державі, то вона повинна звернутися до дипломатичного представництва або в консульську установу, яка направляє її документи в МЗС України, МЮ України, які пересилають запит до відділу реєстрації актів цивільного стану Міжрегіонального управління Міністерства юстиції і в 15-ти денний термін відділ ДРАЦС виконує цю заяву.

Оскільки міжнародними договорами України встановлений різний порядок витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану, відділам ДРАЦС необхідно прохання та анкети складати відповідно до вимог  міжнародного договору України з тією країною, до якої вони будуть направлятися.