#LegalQuestions: Електронні трудові книжки
10 березня 2021 року опубліковано Закон України від 05.02.2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон 1217-IX).
Згідно з текстом Закону1217-IX він набере чинності через три місяці з дня опублікування (крім пункту 4 цього розділу, який набере чинності з дня опублікування Закону 1217-IX), тобто з 10 червня 2021 року.
Прийнятий Закон 1217-IX запроваджує облік трудової діяльності працівника в електронній формі, тому роботодавці, мають подати до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр застрахованих осіб) відомості з паперових трудових книжок про трудову діяльність своїх працівників.
Але не слід засмучуватися, що червень уже близько, а Ви ще не приступили до сканування трудових книжок, по-перше протягом п’ятирічного перехідного періоду буде застосовуватися як паперова трудова книжка, так й електронна форма уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника до Державного реєстру.
По-друге, на сьогодні відсутній порядок та строки для подання таких відомостей, а тому слід очікувати прийняття інших нормативних актів, які будуть уточнювати вимоги Закону.
Що ж таке, електронна трудова книжка?
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперових трудових книжок, тому в електронній трудовій книжці буде відображатись уся інформація про стаж, яка наявна в паперовій книжці. Відомості про трудову діяльність можуть вноситись, як застрахованою особою, так і роботодавцем через веб портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису. Після внесення відомостей про трудову діяльність роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові на руки під підпис.
Впровадження електронної трудової книжки дасть можливість автоматичного призначення пенсії (без особистого звернення особи) зі збереженням за особою права відстрочення виходу на пенсію. При цьому, якщо особою перенесено призначення пенсії та продовжено перебування у трудових відносинах, розмір її пенсії підвищуватиметься на 0,5–0,75%. В рамках автоматичного призначення пенсій також передбачено можливість визначення за допомогою програмних засобів Державного реєстру найбільш вигідного варіанту для призначення пенсії, включаючи дату такого призначення.
Введення електронної трудової книжки також передбачає переваги й для роботодавців, а саме.
В перспективі відмова від паперових трудових книжок створить можливість для зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу та спрощений доступ до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, насамперед у випадку тимчасової втрати працездатності.
Крім того, ведення електронних трудових книжок усуне негативні наслідки у разі втрати паперової трудової книжки або її фізичного пошкодження, фальсифікації та внесення недостовірних відомостей до цього документа. При цьому дані, які акумулюються в Реєстрі застрахованих осіб мають відповідний кіберзахист, що унеможливлює шахраям скористатися відомостями, що містяться в електронній трудовій книжці.
Багатьох цікавить питання, яка доля чекає паперову трудову книжку. Новий Закон 1217-IX передбачає, що після того, як працівникові «завели» електронну трудову книжку (внесли дані в Реєстр застрахованих осіб), паперову трудову книжку роботодавець має віддати на збереження її власникові як офіційний документ.
Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно з електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.